Sistem audit manajemen bagian manajer pembelian PT. sinar sosro dimasa pandemi

Oleh: Resqi Prayogo Parirak/Mahasiswa Akuntansi Univesitas Muhammadiyah Malang JURNALPOST - PT.SOSRO merupakan perusahaan pertama Indonesia dan di dunia yang berani mengolah dan menjual Teh dalam kemasan untuk dijual kepada masyarakat, saat ini perusahaan ini semakin berkembang walaupun telah bermunculan perusahaan perusahaan lain yang memproduksi produk sama. PT.SOSRO dengan teh Botolnya saat ini sudah merambah kemana-mana bahkan sampai keluar Indonesia. Dengan Iklan “Apapun Makananya Minumnya Teh Botol Sosro”, telah merebut hati masyarakat bahkan di restoran-restoran cepat saji seperti MC Donald, KFC dan lain-lain yang dulu selalu memaket makanan mereka dengan Coca Cola, tapi saat ini karena permintaan dari konsumen yang semakin banyak untuk meminta minumannya Teh Botol, maka untuk tidak mengecewakan pelanggan Akhirnya mereka memasukan Teh Botol Sosro kedalam daftar minuman yang dapat dipesan. Walaupun ada produk lain yang dibuat oleh perusahaan lain, tapi dominasi teh botol tidak dapat digantikan oleh produk lain tersebut, orang belum dikatakan minum teh botol jika yang diminum bukan teh botol sosro. Bagian audit intern PT. SOSRO telah ditugaskan untuk melaksanakan audit operasional atas fungsi pembelian. Tugas pertama mereka adalah adalah mengkaji ulang kebijakan dan prosedur spesifik yang ditetapkan oleh Manager pembelian. Kebijakan dan prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

1. Semua pembelian yang besar dilakukan atas dasar penawaran kompetitif. Kemungkinan penyerahan yang tepat waktu, keandalan penjualan dan seterusnya dipertimbangkan atas dasar subyektif.
2. Spesifikasi terinci mengenai mutu minimum yang dapat diterima untuk semua barang yang dibeli diberikan kepada para penjual.
3. Ketaatan penjual terhadap spesifikasi mutu merupakan tanggung jawab manajer bahan dari bagian pengendalian persediaan, bukan bagian pembelian. Manajer bahan memeriksa barang-barang yang tiba guna memastikan bahwa mutunya memenuhi standar dan kemudian megawasi apakah barang-barang itu sudah ditransfer dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan.
4. Semua permintaan pembelian disediakan oleh manajer bahan berdasarkan jadwal produksi untuk periode empat bulan.

Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang memiliki potensial kelemahan atau inefisiensi dalam fungsi pebelian pada perusahaan sosro yaitu:

• Kuantitas material yang di terima tidak di verifikasi oleh manajer material.
• Manajer material menyiapkan permintaan pembelian berdasarkan skedul produk dan tidak berdasarkan permintaan yang diterima dari departemen operasi.

Audit di tuntut untuk menyelesaikan audit sementara berdasarkan permasalahan yang ada maka dari itu seorang audit harus dapat memberi solusi atas permasalahan yang terjadi pada perusahaan tersebut. Dari beberapa hal diatas yang memiliki potensial kelemahan maka dari itu dibawah ini akan dijabarkan rekomendasi yang sesuai untuk permasalahan diatas yaitu :

• selain melakukan inspeksi semua barang yang masuk untuk meyakinkan standar mutu dipenuhi, manajer material harus melakukan verifikasi kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan fisik aktual. Semua penerimaan material tidak perlu di hitung apabila program verifikasi efektif. Secara sistematis melakuakn verifikasi satu atau beberapa penerimaan dari setiap pemasok selama waktu tertentu dapat mengidentifikasi penerimaan yang bermasalah. Apabila telah di identifikasi usaha dapat di arahkan untuk memperbaiki masalah. Proses verifikasi dilakukan dengan membandingkan kuantitas berdasarkan dokumen penerimaan dengan penghitungan fisik aktual untuk memastikan total faktur benar.
• Permintaan pembelian disiapkan oleh manajer material berdasarkan pada permintaan yang diterimadari departemen operasi dan bukan skedul produksi untuk periode empat bulan. Skedul produksi mungkin ketingalan dan tidak menggambarkan kecenderungan penjualan sekarang. Departemen operasi tetap melakukan penyesuaian tingkat produksi untuk memperhitungkan perubahan-perubahan. Untuk memperbaiki pengendalian anggaran terhadap pengeluaran, kantor kontroler juga menelaah permintaan yang berhubungan dengan perencanaan ke depan untuk memastikan pengeluaran konsisten dengan proyeksi penjualan perusahaan. Apabila analisis arus persediaan lengkapa maka kuantitas pesanan ekonomis (EQQ=Economic Order Quantity) dapat diterapkan untuk menentukan titik pemesanan kembali. (ROP=Reorder Point) dan meminimalkan persediaan.

1. SOSRO mempunyai bagian pembelian terpusat yang dikelola oleh manger pembelian. Manager pembelian telah menetapkan kebijakan dan prosedur untuk membimbing staf administrasi dan agen-agen pembelian dalam operasi sehari-hari bagian itu. Ia merasa puas karena kebijakan dan prosedur ini sesuai dengan tujuan perusahaan dan berpendapat tidak ada masalah besar dalam operasi biasa bagian pembelian. Berdasarkan review dan pengujian Pengendalian manajemen diatas, maka pelaksana kegiatan mendukung audit sementara yang telah dipaparkan sebelumnya, yaitu adanya keragu-raguan mengenakan tiket pada anak dengan kriteria tertentu terutama tinggi anak tersebut lebih sedikit atau kurang sedikitdari batas ketinggian, sehingga batas ketinggian yang merupakan alat pengendalian tidak difungsikan dengan efektif.