Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi bagi Usaha Kecil Menengah (UKM)

JurnalPost.com - UKM adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan yang dimiliki, dikuasai atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria usaha kecil.

Masalah yang sering muncul pada usaha dagang berskala kecil menengah (UKM) yaitu pada sistem transaksi, pencatatan keuangan dan pembuatan laporan transaksi maupun laporan keuangan yang masih dilakukan secara manual yaitu dengan hanya menulis dikertas untuk persiapan data usahanya. Masih ada beberapa usaha kecil dan menengah yang beranggapan bahwa pengelolaan keuangan merupakan hal yang mudah dan sederhana, terkadang mereka berfikir yang terpenting adalah mendapatkan laba yang sangat besar.

Ternyata pengelolaan keuangan pada UKM membutuhkan keterampilan akuntansi yang baik bagi pemilik bisnis UKM. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem aplikasi yang dapat membantu mengolah data transaksi dan juga laporannya.

Sistem yang diperlukan yaitu Sistem Informasi Akuntansi. Pada aplikasi sistem informasi akuntansi ini memberikan informasi laporan keuangan usaha berupa buku besar, neraca saldo, laba rugi, perubahan modal dan neraca keuangan. Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan , menyimpan dan mengolah data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh pengambil keputusan.

Adanya pencatatan-pencatan yang tersusun akan memudahkan para pemilik usaha dalam pengambilan keputusan dan memiliki data yang dapat dijadikan informasi setiap adanya pendapatan dan penjualan di setiap transaksi. UKM saat ini menurut saya masih ada beberapa para UKM mengabaikan pencatatan transaksi secara rinci dan tepat, masih ada beberapa para pemilik umkm hanya mencatat transaksi pendapatan dan pengeluarannya saja, tidak semua pengeluaran dicatat, sehingga mereka tidak memiliki informasi yang lengkap. Sistem informasi akuntansi tidak hanya menyediakan sistem pencatatan, tetapi juga merupakan sistem yang digunakan untuk mengolah informasi keuangan sehingga menghasilkan data yang rinci dan tepat, serta dapat dianalisis lebih lanjut untuk pengembangan usaha ke depannya.

Metode yang digunakan dalam perancangan Sistem Informasi Akuntansi Untuk UKM ini yaitu dengan studi literatur, metode perancangan sistem menggunakan rapid application development (RAD), metode pengujian serta metode bimbingan dan konsultasi. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat sistem informasi akuntansi ini adalah Visual Basic dan pemrograman basisdata menggunakan SQL Server serta crystal report untuk pembuatan laporan. Aplikasi akuntansi ini mempunyai tiga status pengguna yaitu, pimpinan, data entry dan kasir. Aplikasi akuntansi ini memberikan informasi laporan keuangan usaha dagang berupa buku besar, neraca saldo, laba rugi, perubahan modal dan neraca keuangan. Laporan laba rugi aplikasi ini diluar pajak penghasilan. Kode akun, data pelanggan dan pemasok aplikasi ini tidak dapat dihapus jika sudah pernah melakukan transaksi. Hasil pengujian menunjukkan bahwa aplikasi ini sudah berjalan sesuai rancangan awal.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan serangkaian prosedur formal pada suatu organisasi terkait dengan pengolahan data menjadi informasi. Informasi yang dihasilkan akan sangat beragam sesuai kebutuhan organisasi, namun lebih dari semuanya itu luaran yang diharapkan adalah laporan-laporan berkualitas yang dibutuhkan bagi proses pengambilan keputusan manajemen dan merupakan sumber informasi tersedia saat dibutuhkan. Oleh karenanya sangat penting bagi pelaku usaha untuk menerapkan SIA dalam menjalankan bisnis mereka.

Peranan Sistem Informasi Akuntansi untuk usaha kecil menengah (UKM) hampir sama dengan yang di terapkan pada jenis usaha yang besar. Peranan tersebut dapat menjadi dasar yang handal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan usaha tersebut. Antara lain keputusan pengembangan pasar, penetapan harga, pembuatan laporan keuangan sesuai standar akuntansi, dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil menengah juga diperlukan khususnya untuk akses subsidi pemerintah dan akses tambahan modal bagi usaha kecil menengah dari kreditur (Bank). Untuk mendapatkan laporan atau informasi yang akurat, tepat waktu, dan dapat dipercaya, SIA pada era digital ini tidak lepas dari penggunaan perangkat teknologi informasi (TI). Tentu saja penggunaan TI ini akan memberikan keunggulan ekonomis bagi pebisnis dilihat dari efektivitas TI yang digunakan. Penggunaan tenaga manual akan segera ditinggalkan karena adanya otomasi oleh computer.

Mengingat UKM di Indonesia memegang peranan yang sangat penting terlebih kontribusi bagi PDB Indonesia, maka perlu ada program khusus bagi UKM untuk meningkatkan penggunaan SIA bahkan SIA berbasis computer sehingga UKM dapat dikelola dengan lebih baik lagi. SIA berbasis computer perlu di bangun untuk UKM namun harus disesuaikan dengan kondisi UKM bersangkutan, agar terhindar dari berbagai risiko kegagalan penerapan SIA berbasis komputer, mengingat biaya yang cukup besar dalam melakukan implementasi TI khususnya bagi usaha kecil yang masih terkendala dengan modal.

Oleh karena itu, suatu kajian yang hati-hati bagi UKM dalam memilih dan menerapkan TI bagi usahanya untuk pengolahan data perlu dilakukan. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam implementasi TI adalah tujuan dan ruang lingkup yang sesuai antara kebutuhan bisnis dan kapabilitas TI. Oleh karena itu dalam proses implementasi sistem, pada tahap awal perlu dilakukan kajian mendalam terkait proses bisnis yang sedang berjalan. Analisis terhadap proses bisnis akan menghasilkan gambaran konseptual tentang sistem informasi yang tepat bagi usaha terkait. Berdasarkan gambaran konseptual tersebut penelitian ini akan menganalisis kondisi penerapan sistem informasi akuntansi khususnya pencatatan dan pelaporan akuntansi oleh UKM, kebutuhan penggunaan SIA berbasis komputer dan penerapan sistem pengendalian internal.

Walaupun jenis usahanya kecil menengah, tetapi dengan standar dan prosedur yang jelas, akan terbentuk alat ukur yang berguna untuk memantau kinerja usaha yang sedang dilakukan. Jika tanpa adanya alat ukur yang jelas, perusahaan tidak akan dengan cepat menilai perkembangan ataupun kemunduran dari perusahaan tersebut.

Contoh sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan pada bisnis diantaranya adalah dengan menggunakan komputer atau yang biasa disebut dengan sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Ada beberapa contoh aplikasi sistem akuntansi yaitu Accurate Accounting, MYOB Accounting.