Mengubur Hambatan: Menggali Rahasia Strategi Komunikasi Efektif dalam Organisasi

Oleh: Yasmin Nurannajmi Mahasiswa Komunikasi Digital dan Media Sekolah Vokasi IPB University

JurnalPost.com - Tidak ada seorang pun di dunia ini hidup tanpa berkomunikasi. Komunikasi merupakan aspek yang selalu ada dan dilakukan sehari-hari oleh manusia. Komunikasi merupakan kegiatan yang pasti dilakukan dan memiliki peranan yang sangat penting. Tidak hanya sebatas kata-kata yang diucapkan namun komunikasi merupakan semua kegiatan yang memuat kode tertentu dan mengandung pesan yang ingin disampaikan kepada orang lain. Komunikasi tidak terbatas pada kata-kata yang terucap belaka, melainkan bentuk dari apa saja, misalnya interaksi, senyuman, anggukan kepala yang membenarkan hati, sikap badan, ungkapan minat, sikap dan perasaan yang sama (Rimayanti, 2018).

Komunikasi dikatakan efektif bila kedua pelaku komunikasi yang terlibat sama-sama dapat mengartikan sebuah pesan yang sama. Keduanya akan mendapatkan timbal-balik yang sama-sama diinginkan, tidak melenceng atau tidak menyebabkan kesalahpahaman. Tidak hanya komunikasi yang dilakukan dua orang, namun komunikasi yang dilakukan oleh sebuah komunitas atau organisasi harus memiliki arti pesan yang sama guna mencapai tujuan yang sama. Kepemimpinan yang efektif dapat dicapai melalui proses komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin kepada anggotanya (Rimayanti, 2018).

Sebuah komunikasi akan tidak efektif bila kedua belah pihak saling salah paham atau tidak mengerti maksud satu sama lain. Ketidak efektifan tersebut tidak jauh dari adanya hambatan-hambatan dalam mengirim pesan kepada khalayak lain. Dalam jurnal dengan berjudul Hambatan Komunikasi yang Sering Dihadapi dalam Sebuah Organisasi oleh Rismayanti (2018) menyebutkan dan memaparkan beberapa penjelasan mengenai hambatan komunikasi serta cara mengatasi hambatan komunikasi dalam organisasi.

Ada beberapa hambatan yang perlu dikubur atau dihindari saat melakukan proses interaksi komunikasi antara lain.

1. Hambatan Teknis Terkadang untuk menciptakan komunikasi yang efektif, seseorang perlu strategi alat yang baik untuk digunakan sebagai alat bantu komunikasi dalam oraganisasi. Seseorang perlu alat bantu teknis yang dapat menunjang keberhasilan dalam berkomunikasi misalnya seseorang menggunakan media presentasi power point untuk menunjang keberhasilan tersebut. Buang semua ketidakpekaan terhadap teknologi yang berkembang saat ini. Mulai sekarang kitra sebagai makhluk yang tidak terlepas dari kegitan komunikasi perlu adanya melek terhadap teknologi yang berkembang.

2. Hambatan Semantik Hambatan ini harus dihindarkan dengan cara memilih kata-kata atau bahasa yang dapat dipahami oleh banyak orang. Misalnya, kita berada dalam lingkungan yang berbeda suku serta bahasa, untuk menghindarkan perbedaan penafsiran bahasa maka gunakan nahasa yang dikenal banyak orang seperti Bahasa Indonesia. Jangan menggunakan bahasa daerah kepada orang lain yang memiliki suku dan Bahasa sendiri. Ini akan mengakibatkan kesalah tafsiran dari pelaku komunikasi, entah komunikator atau komunikan.

3. Hambatan Manusiawi Memang sifat manusiawi seperti umur, persepsi, kemampuan dan ketidakmampuan pancaindera merupakan hal yang melekat pada diri seseorang. Namun sifat seperti ini dapat kita ubah dengan cara mengurangi emosi yang kita miliki.

Hambatan-hambatan di atas tentu merupakan hal yang harus dihindarkan oleh setiap pelaku komukasi entah dari komunikator atau komunikan yang terlibat. Ada tiga cara mengatasi hambatan komunikasi dan menciptakan komunikasi yang efektif dalam organisasi yaitu dengan cara:

1. Menjaga Hubungan Antar Personal Untuk menciptakan komunikasi yang baik dalam organisasi, diperlukan upaya seperti menjaga kontak akrab tanpa menciptakan perasaan bermusuhan, menegaskan identitas tanpa memperbesar ketidaksepakatan, menyampaikan informasi tanpa menyebabkan kebingungan, dan terlibat dalam pemecahan masalah tanpa menghentikan proses. Hubungan tersebut juga diperbaiki dengan cara menyampaikan perasaan secara langsung dan hangat, mengungkapkan lingkungan pribadi, memberikan respons yang relevan dan pengertian, bersikap tulus, dan selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat.

2. Menjaga Hubungan Posisional Menjaga hubungan posisional dapat dilakukan oleh seseorang yang berada dalam organisasi dengan merencanakan penempatan jabatan dengan cermat, menghindari kesalahan dalam pengaturan atasan, yang dapat mengganggu komunikasi horizontal dan vertikal. Selain itu, penting untuk menjernihkan hubungan di dalam organisasi untuk menghindari konflik, kecemburuan, dan ketidakamanan, dengan memperhatikan peran individu sebagai penghubung untuk memfasilitasi komunikasi antar sesama dan antara bawahan dan atasan.

3. Menjaga Hubungan Berurutan Informasi dalam organisasi formal disebarkan melalui proses yang melibatkan pengiriman pesan dari orang teratas hierarki kepada orang kedua, yang kemudian meneruskannya kepada orang ketiga. Pesan yang awalnya disampaikan oleh orang pertama direproduksi oleh orang kedua, dan pesan dari orang kedua direproduksi oleh orang ketiga. Peran penting dalam sistem ini adalah pengulang pesan yang konsisten.

Sekarang kita dapat mengetahui bahwa hambatan dalam komunikasi dapat berupa rintangan atau gangguan, baik mekanik maupun semantik, yang mempengaruhi efektivitas komunikasi. Untuk mengatasi kendala- kendala dalam komunikasi organisasi, solusi yang dapat diambil antara lain adalah memperkuat hubungan personal dan posisional, serta memastikan informasi disampaikan secara formal melalui struktur hierarki dalam organisasi.