Canoe Irsha Sadewo1, Afdal Adam2,
1, Ilmu Komunikasi, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
[email protected],[email protected]
Abstract
Documentation and information are part of the continuity of human daily life activities. There are several activities or groups that require documentation of information in carrying out their activities. But there are also those who feel there is no need for this. In this research, considering the importance of information documentation in all aspects of life, the research focuses on the topic of information documentation activities that take place in MBKM activities at KPS2K. The aim of this research is to find out how the role of information documentation activities is carried out when activities at KPS2K are carried out offline or online.
Keywords: document, information document, KPS2K, MBKM
Abstrak
Dokumentasi dan informasi menjadi bagian dari keberlangsungan aktivitas kehidupan sehari-hari manusia. Ada beberapa kegiatan atau kelompok yang memerlukan dokumentasi informasi dalam menjalankan kegiatannya. Namun ada juga yang merasa tidak perlu hal itu. Dalam penelitian ini mengingat pentingnya dokumentasi informasi dalam segala aspek kehidupan, maka penelitian berfokus pada topik kegiatan dokumentasi informasi yang berlangsung dalam kegiatan MBKM di KPS2K. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahuai bagaimana peran dari kegiatan dokumentasi informasi dilakukan saat kegiatan di KPS2K dilaksanakan secara luring maupun daring.
Kata Kunci: Dokumen, dokumentasi, KPS2K, MBKM
Pendahuluan
Dalam kehidupan sehari-hari, dokumen maupun dokumentasi adalah istilah-istilah yang berdekatan dan sering ditemui. Pengertian dokumentasi terbatas pada sumber-sumber informasi yang kemudian akan dijadikan data bagi suatu institusi atau organisasi tertentu baik dalam bentuk tertulis, terekam, dan benda yang memiliki nilai nilai sejarah. Defisi dokumen menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat yang digunakan untuk bukti keterangan, benda atau naskah dalam bentuk rakaman suara, rekaman video, foto dan berbagai bentuk lainnyayang dapat digunakan sebagai bukti keterangan. Sedangkan definisi dari dokumentasi menurut KBBI adalah kegiatan pengumpulan, pemilihan, pengelolaan dan penyimpanan informasi suatu ilmu pengetahuan. Dokumentasi ini tidak dibatasi hanya seputar dokumentasi pustaka saja, namun segala bentuk yang memiliki nilai informasi, pengetahuan dan sejarah pun fokus perhatian bidang dokumentasi (Fitriani,2020).
Di tengah perkembangan teknologi yang semakin canggih memunculkan berbagai macam kebutuhan-kebutuhan masyarakat, khususnya mahasiswa sebagai pembelajaran. Sebagaian besar mahasiswa pasti memiliki media sosial di dalam telepon pintarnya. Media tersebutlah yang menjadu sarana komunikasi dan penyebaran informasi antar mahasiswa maupun dengan orang lain. Tanpa disadari, setiap individu saat ini membutuhkan informasi. Kebutuhan informasi bisa menjadi hal yang penting untuk diketahui pada zaman sekarang. Maka dari itu , penyebaran informasi di dunia maya harus memuat informasi yang valid (Yusuf & Winoto, 2020). Saat ini, informasi sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari banyak orang. Menurut Yusuf & Winoto (2020), suatu informasi dapat dikatakan baik apabila informasi tersebut tersedia.
Perkembangan dunia ilmu pengetahuan dan teknologi seiring berjalannya waktu terus meningkat. Perkembangan inilah yang dapat menjadi pemicu mahasiswa dalam melakukan kegiatan atau aktivitas di dunia perkuliahan untuk mengembangkan kemampuan diri sendiri agar memiliki skil yang dibutuhkan oleh dunia profesional di masa yang akan mendatang setelah selesai menempuh dunia perkuliahan (Caesari et al., 2013). Berkaitan dengan dokumentassi yang senantiasa selalu bersinggungan dalam kehidupan sehari-hari. Tentunya dalam kegiatan organisasi pun akan sangat dekat dengan dokumentasi. Setiap kegiatan organisasi diperlukan adanya dokumentasi informasi sebagai bentuk upaya dan pengelola informasi atas aktivitas KPS2K untuk menunjang pelaksanaan berbagai agenda dan program kerja bagi mahasiswa.
Sekolah perempuan seringkali menjadi titik fokus bagaimana peran dokumentasi terhadap keberlangsungan kegiatan di KPS2K. Di banyak negara, dalam era digital yang terus berkembang ini media sosial telah menjadi salah satu alat utama dalam berkomunikasi dan menyebarkan informasi. Menggunakan media sosial tidak hanya terbatas pada interaksi sosial, tetapi juga telah meluas ke dalam berbagai aspek kehidupan. Dalam konteks ini, penelitian tentang “Peran Dokumentasi Terhadap Keberlangsungan Kegiatan di KPS2k” menjadi relevan dan penting untuk dilakukan. Penelitian ini akan memaksimalkan, bagaimana pentingnya mendokumentasikan setiap kegiatan di KPS2K yang berlangsung.
Masalah yang dihadapi mitra KPS2K sendiri yaitu mengalami kekurangan staf dalam melakukan dokumentasi yang efektif, lalu terbatasnya waktu yang tersedia untuk mendokumentasikan kegiatan secara menyeluruh karena prioritas lain yang mendesak,dan kurangnya akses ke peralatan teknologi yang memadai seperti kamera, KPS2K sendiri kurangnya akses internet yang tidak stabil atau terbatas, terutama di daerah pedesaan atau terpencil, kurangnya koordinasi dan komunikasi yang efektif antara berbagai tim atau individu yang terlibat dalam proses dokumentasi. Dalam menyelesaikan masalah yang terjadi di dalam KPS2K,bisa memastikan ketersediaan peralatan teknologi yang diperlukan dan mengadakan rapat koordinasi secara berkala untuk memastikan semua pihak yang terlibat dalam proses dokumentasi berkomunikasi dengan baik dan kerja sama.
Metode Penelitian
Metode pengabdian masyarakat akan menjadi landasan untuk memahami secara langsung, kebutuhan, informasi di sekolah perempuan KPS2K terkait dengan dokumentasi ini, penerapan metode ini melakukan pendekatan kepada pihak KPS2K untuk mendapatkan informasi seputar dokumentasi kegiatan.
Upaya dokumentasi ini, akan menjadi pemahaman mendalam tentang bagaimana pentingnya mendokumentasikan kegiatan di sekolah perempuan KPS2K. Pengabdian menggunakan metode tersebut untuk mendapatkan informasi seperti rekaman video, foto, dan rekaman audio.
Melalui pendekatan yang holistik ini, diharapkan pengabdian ini dapat memberikan pemahaman yang mendalam dan informasi yang akurat dalam peran dokumentasi kegiatan selama keberlangsungan kegiatan di KPS2K
Hasil dan Pembahasan
Hasil dari kegiatan pengabdian masyarakat tentang “Peran Dokumentasi Terhadap Keberlangsungan Kegiatan di KPS2K” menampilkan pencapaian yang berarti. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan pengabdian masyarakat melibatkan interaksi aktif antara peneliti dengan staf sekolah perempuan KPS2K. Observasi, partisipatif, dan informasi yang pemting berhasil dikumpulkan untuk mendukung upaya mendokumentasikan selama kegiatan berlangsung. Adapun kegiatan yang diselenggarakan sekolah perempuan seperti MUNAS (Musyawarah Nasional, presentasi anggota KPS2K.
Salah satu hasil utama dari kegiatan pengabdian masyarakat adalah mengidentifikasi dan menganalisis peran dokumentasi terhadap keberlangsungan kegiatan di KPS2K (Kelompok Perempuan dan Sumber-Sumber Kehidupan). Berdasarkan data yang dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan analisis dokumen internal.
Didalam foto ini kami dari mahasiswa dari Universitas 17 Agustus 1945 sedang melakukan dokumentasi dalam acara sekolah perempuan yang dimana ibu-ibu anggota dari KPS2K sedang membahas materi yang diberikan oleh staf KPS2K untuk dipresentasikan kedepan dengan menjelaskan hasil materi-materi yang telah diberikan.
Didalam magang KPS2K kita disuruh membuat script film dengan berkelompokan, sekelompok terdiri dari 3 orang yang dimana script ini bertema KDRT dan yang menjadi pemeran pembuatan film ini adalah anggota-anggota KPS2K, dalam pembuatan film ini kelompok saya yang beranggotakan 3 orang membuat judul dengan nama “Bayang Kegelapan Malam” dalam script ini dimana peran seorang suami yang selalu marah-marah kepada istrinya yang dimana sang suami yang suka mabuk lalu sang suami marah-marah gajelas kepada istrinya yang sedang ada dirumah, dan sang suami selalu main tangan hingga sang istri meninggalkan bekas luka yang ada di tubuhnya, dan sang istri melaporkan kepada RT untuk meminta perlindungan, dengan bantuan RT tersebut sang istri diberikan perlindungan serta bimbingan untuk bergabung dengan kelompok organisasi KPS2K dan meninggalkan lingkaran kekerasan yang merusak tersebut.
Pengambilan dokumetasi berupa video disaat kegiatan MUNAS
Berkaitan dengan kegiatan dokumentasi informasi, dalam kegiatan ini mahasiswa magang banyak menerapkan pendokumentasian informasi seputar kegiatan di sekolah perempuan KPS2K. Salah satu contoh adalah mendokumentasikan foto saat rapat terkait kegiatan MUNAS, dimana isi kegiatan tersebut menyampaikan hak-hak perempuan dan mengutarakan pendapat. Mahasiswa bertanggung jawab atas dokumentasi yang berupa foto, video. Kebiasaan untuk melakukan dokumentasi perlu dilaksanakan secara rutin untuk mengetahui rangkuman hasil rapat yang telah dilakukan. Selain menjadi rekam informasi, kegiatan dokumentasi akan mempermudah untuk digunakan sebagai suatu media pendukung dalam pengambilan keputusan terkait suatu hal.
Dokumen yang bisa dihasilkan dalam kegiatan bukan hanya sekedar dokumen tertulis saja, bisa dalam bentuk rekam audio, rekam video, foto, baik yang memiliki bentuk fisiknya atau dalam bentuk format digital (Zakiah et al., 2020). Dengan adanya dokumentasi maka akan tercipta dokumen-dokumen penunjang kegiatan yang dapat di publis oleh semua orang termasuk sekolah perempuan KPS2K. Untuk melakukan kegiatan dokumentasi secara digital maka diperlukan platform digital seta aplikasi (software) yang dapat berperan dalam pengumpulan dan pembuatan dokumen. Hal lain yang harus diperhatikan oleh anggota KPS2K dalam melakukan dokumentasi adalah bagaimana dokumen tersebut dapat diakses secara mudah oleh semua orang.
Penutup
Kesimpulan
Kesimpulan dari pengabdian ini adalah dokumentasi memiliki peran yang sangat vital dalam keberlangsungan kegiatan di KPS2K (Kelompok Perempuan dan Sumber-Sumber Kehidupan). Dokumentasi yang baik memastikan transparansi dan akuntabilitas organisasi melalui penyimpanan rekam jejak yang jelas dan akurat. Hal ini mendukung pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan dan menunjukkan penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab. Selain itu, dokumentasi juga berfungsi sebagai alat evaluasi kinerja, memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi keberhasilan dan kekurangan program yang telah dilaksanakan, serta memberikan dasar untuk pembelajaran berkelanjutan dan perbaikan di masa depan. Dengan demikian, dokumentasi tidak hanya membantu dalam menjalankan kegiatan dengan lebih efektif tetapi juga memastikan keberlanjutan dan peningkatan kualitas program di masa mendatang.
Dokumentasi memainkan peran yang krusial dalam mendukung keberlangsungan kegiatan di KPS2K (Kelompok Perempuan dan Sumber-Sumber Kehidupan). Melalui dokumentasi yang terstruktur dan sistematis, KPS2K dapat memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam operasionalnya. Dokumentasi yang baik memungkinkan organisasi untuk menyimpan rekam jejak kegiatan, penggunaan sumber daya, dan pencapaian program secara rinci dan akurat. Hal ini penting untuk mempertanggungjawabkan kinerja organisasi kepada pemangku kepentingan seperti donor, anggota, dan masyarakat.
Oleh karena itu, investasi dalam sistem dokumentasi yang efisien, pelatihan staf, dan penggunaan teknologi digital adalah langkah-langkah strategis yang harus diambil oleh KPS2K. Dengan demikian, dokumentasi tidak hanya mendukung operasional sehari-hari tetapi juga memastikan bahwa organisasi dapat berkembang secara berkelanjutan dan memberikan kontribusi yang lebih besar bagi pemberdayaan perempuan dan pengelolaan sumber daya kehidupan di komunitasnya.
Saran
1. Meningkatkan Sistem Dokumentasi
Digitalisasi: Mengadopsi sistem dokumentasi digital untuk memudahkan penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan data. Ini juga membantu dalam mengurangi risiko kehilangan data fisik.
Penggunaan Software Manajemen Proyek: Menggunakan perangkat lunak khusus untuk manajemen proyek yang menyediakan fitur dokumentasi, pelacakan kemajuan, dan kolaborasi tim.
2. Pelatihan dan Peningkatan Kapasitas
Pelatihan Staf: Memberikan pelatihan kepada staf dan anggota tentang pentingnya dokumentasi, teknik dokumentasi yang baik, dan penggunaan alat digital yang tepat.
3. Standarisasi Proses Dokumentasi
Pengembangan SOP: Mengembangkan Standard Operating Procedures (SOP) untuk dokumentasi agar semua anggota organisasi mengikuti standar yang sama, sehingga data yang dikumpulkan konsisten dan dapat diandalkan.
4. Integrasi dengan Evaluasi dan Pelaporan
Integrasi Dokumentasi dan Evaluasi: Mengintegrasikan proses dokumentasi dengan evaluasi dan pelaporan untuk memastikan data yang terkumpul digunakan secara optimal dalam menilai kinerja dan menyusun laporan.
Vol.8 No. 49, 04 Juli 2024. pp. 68-89
Daftar Pustaka
Sudarsono, B. (2012). Dokumentasi, Informasi, Dan Demokratisasi. Baca: Jurnal Dokumentasi Dan Informasi, 27(1), 7-14.
Nurfitriani, A. I., Karim, A. A., Hartati, D., & Pratiwi, W. D. (2022). Dokumentasi Sosial dalam Kumpulan Cerita Pendek# ProsaDiRumahAja. Edukatif: Jurnal Ilmu Pendidikan, 4(1), 1315-1322.
Nugrohoadhi, A. (2015). Pengorganisasian dokumen dalam kegiatan kepustakawanan. Khizanah Al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 3(1), 1-10.
Karno, S., & TB, P. (2016). Rancang Bangun Sistem Informasi Dokumentasi Kegiatan Science Techno Park Berbasis Web Pada Pusat Inovasi LIPI. Jurnal Teknologi Informasi Dan Ilmu Komputer (JTIIK), 3(3), 1-6.
Susanti. (2020). Peran Organisasi Kemahasiswaan dalam Pembentukan Karakter Mahasiswa. Al-Munawwarah: Jurnal Pendidikan Islam, 12(2), 13–29.
