SURABAYA, JurnalPost.com – Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jawa Timur terus mendorong modernisasi tata kelola kearsipan melalui penguatan kompetensi sumber daya manusia dan pemanfaatan teknologi kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI).
Upaya tersebut diwujudkan melalui Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis yang diselenggarakan oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) UPN “Veteran” Jawa Timur pada 6–7 Mei 2026.
Kegiatan yang berlangsung di Ruang Seminar Gedung Science and Technology Park (STP) Lantai 2 tersebut melibatkan perwakilan satuan kerja dari berbagai fakultas, lembaga, biro, hingga Unit Penunjang Akademik (UPA) di lingkungan universitas.
Pelatihan ini menjadi bagian dari penguatan kelembagaan Arsip UPN “Veteran” Jawa Timur yang dikembangkan untuk mendukung pengelolaan informasi dan dokumentasi institusi secara lebih tertib, sistematis, dan terintegrasi.
Melalui keterlibatan para penanggung jawab atau Person in Charge (PIC) kearsipan dari seluruh satuan kerja, universitas berupaya membangun kesamaan pemahaman mengenai standar pengelolaan arsip.
Langkah tersebut dinilai penting mengingat setiap unit kerja memiliki aktivitas administrasi dan menghasilkan berbagai dokumen yang perlu dikelola secara berkelanjutan.
Tingkatkan Kompetensi Pengelolaan Arsip Dinamis
Pelatihan dibuka oleh Kepala LPPM UPN “Veteran” Jawa Timur, Prof. Dr. Dedin Finatsiyatul Rosida, S.T.P., M.Kes.
Selama dua hari pelaksanaan, peserta memperoleh pembekalan mengenai pengelolaan arsip dinamis yang berkaitan dengan kegiatan administrasi, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Sejumlah materi yang dibahas meliputi manajemen arsip dinamis dalam proses bisnis Tri Dharma Perguruan Tinggi, sistem pemberkasan arsip, penilaian dan penyusutan arsip, serta manajemen akses arsip dinamis.
Materi disampaikan oleh Agus Santoso, S.Sos., M.Med.Kom., dan Endang Fitriyah Mannan, S.Sos., M.Hum., Ph.D.
Pembekalan tersebut diarahkan untuk meningkatkan pemahaman peserta dalam mengelola dokumen, mulai dari proses penciptaan dan penyimpanan hingga penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan.
Dengan sistem pengelolaan yang lebih terstruktur, setiap satuan kerja diharapkan mampu menjaga ketersediaan informasi sekaligus mendukung transparansi dan akuntabilitas administrasi universitas.
Kenalkan KELIR, Sistem Pencarian Arsip Berbasis AI
Selain memperkuat kemampuan pengelolaan arsip secara administratif, pelatihan ini juga menjadi momentum untuk memperkenalkan inovasi teknologi digital bernama KELIR.
KELIR merupakan singkatan dari Knowledge-Enhanced Logic for Intelligent Retrieval, yaitu sistem kearsipan digital cerdas berbasis AI yang dikembangkan di lingkungan UPN “Veteran” Jawa Timur.
Sistem tersebut dirancang untuk membantu pengguna melakukan pencarian dan penelusuran informasi arsip secara lebih efektif.
Berbeda dengan metode pencarian dokumen konvensional yang umumnya bergantung pada kecocokan kata kunci, KELIR menggabungkan sejumlah teknologi untuk memahami konteks dan hubungan informasi antardokumen.
Teknologi yang digunakan mencakup Knowledge Graph, Vector Database, Retrieval-Augmented Generation (RAG), serta AI-Agent.
Integrasi berbagai teknologi tersebut memungkinkan sistem dirancang untuk melakukan pencarian informasi berdasarkan keterkaitan makna dan konteks dokumen, bukan hanya berdasarkan kata atau frasa tertentu.
Melalui pengenalan dan pelatihan penggunaan KELIR, para peserta mendapatkan gambaran mengenai peluang pemanfaatan kecerdasan buatan dalam mendukung pengelolaan arsip perguruan tinggi.
Kehadiran teknologi ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses penelusuran dokumen, meningkatkan kemudahan akses informasi, serta mendukung pengelolaan pengetahuan institusi secara lebih sistematis.
Dikembangkan oleh Tim Dosen UPN Veteran Jawa Timur
Pengembangan KELIR diinisiasi oleh tim dosen UPN “Veteran” Jawa Timur yang terdiri atas Iswanda Fauzan, Nambi Sembilu, Iqbal Ramadhani, Farikha Rachmawati, Refiana Dwi, dan Miftakhuddin.
Inovasi tersebut menjadi salah satu langkah dalam mendorong pemanfaatan teknologi digital untuk menjawab kebutuhan pengelolaan informasi di lingkungan perguruan tinggi.
Dengan meningkatnya jumlah dokumen akademik dan administratif dari waktu ke waktu, kebutuhan akan sistem kearsipan yang mampu menyimpan, mengorganisasi, dan menemukan kembali informasi menjadi semakin penting.
Pemanfaatan teknologi AI melalui KELIR diharapkan dapat mendukung pengembangan sistem kearsipan yang lebih adaptif terhadap kebutuhan institusi.
Meski demikian, keberhasilan transformasi digital tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan teknologi. Kesiapan sumber daya manusia, konsistensi penerapan standar, serta koordinasi antarsatuan kerja juga menjadi faktor penting dalam pelaksanaannya.
Karena itu, pelatihan pengelolaan arsip dinamis menjadi langkah awal untuk mempertemukan penguatan kompetensi tenaga pengelola arsip dengan pengenalan teknologi digital.
Melalui kolaborasi tersebut, UPN “Veteran” Jawa Timur berupaya membangun sistem kearsipan yang lebih modern, terintegrasi, dan berkelanjutan.
Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya berkaitan dengan penyimpanan dokumen administratif, tetapi juga berperan dalam menjaga memori kelembagaan, mendukung pengambilan keputusan, serta mempertahankan pengetahuan institusi dari waktu ke waktu.
Dengan demikian, penguatan tata kelola arsip dan pengembangan KELIR menjadi bagian dari upaya UPN “Veteran” Jawa Timur untuk meningkatkan kualitas tata kelola universitas yang profesional, efektif, dan akuntabel.
Komentar 0
Tulis Komentar Bagikan tanggapan Anda