SURABAYA, JurnalPost.com – Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jawa Timur terus mendorong transformasi tata kelola administrasi dan kearsipan melalui penerapan standar dokumen kedinasan serta pengembangan sistem arsip digital berbasis kecerdasan buatan atau Artificial Intelligence (AI).
Salah satu langkah yang dilakukan adalah penyelenggaraan Workshop Implementasi Tata Naskah Dinas oleh Pusat Kearsipan, Dokumentasi dan Multimedia UPN “Veteran” Jawa Timur pada Selasa, 27 Oktober 2026.
Kegiatan yang berlangsung pukul 08.00–12.00 WIB di Ruang Seminar Gedung Science and Technology Park (STP) Lantai 2 tersebut menjadi bagian dari upaya universitas memperkuat tertib administrasi dan keseragaman pengelolaan dokumen resmi di seluruh satuan kerja.
Workshop ini juga menjadi momentum untuk mendorong pengelolaan arsip yang lebih modern melalui implementasi KELIR (Knowledge-Enhanced Logic for Intelligent Retrieval), sistem kearsipan digital cerdas yang dikembangkan di lingkungan UPN “Veteran” Jawa Timur.
Perkuat Standar Administrasi di Lingkungan Kampus
Penerapan tata naskah dinas menjadi salah satu aspek penting dalam penyelenggaraan administrasi perguruan tinggi. Dokumen resmi yang disusun berdasarkan standar yang seragam dapat mendukung kelancaran komunikasi antarsatuan kerja sekaligus meningkatkan ketertiban pengelolaan informasi.
Melalui workshop tersebut, peserta memperoleh penguatan pemahaman mengenai tata cara penyusunan, penggunaan, dan pengelolaan dokumen kedinasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Langkah ini diperlukan agar fakultas, lembaga, biro, dan unit kerja lainnya memiliki acuan yang sama dalam menjalankan kegiatan administrasi.
Keseragaman tata naskah dinas juga berkaitan erat dengan pengelolaan arsip. Dokumen yang disusun secara tertib sejak awal akan lebih mudah diklasifikasikan, disimpan, dan ditemukan kembali ketika diperlukan.
Dengan demikian, penguatan tata naskah dinas tidak hanya bertujuan memperbaiki format surat atau dokumen resmi, tetapi juga menjadi fondasi bagi pembangunan sistem administrasi universitas yang lebih profesional, efektif, dan akuntabel.
KELIR Hadir sebagai Inovasi Kearsipan Berbasis AI
Sejalan dengan penguatan administrasi konvensional, Pusat Kearsipan, Dokumentasi dan Multimedia UPN “Veteran” Jawa Timur juga mengembangkan pemanfaatan teknologi digital melalui sistem KELIR.
Sistem ini dirancang untuk membantu proses pencarian dan penemuan kembali informasi arsip dengan memanfaatkan teknologi kecerdasan buatan.
Berbeda dengan sistem pencarian dokumen yang hanya mengandalkan kecocokan kata kunci, KELIR mengintegrasikan sejumlah teknologi untuk memahami konteks serta hubungan informasi antardokumen.
Teknologi yang digunakan meliputi Knowledge Graph, Vector Database, Retrieval-Augmented Generation (RAG), dan AI-Agent.
Melalui kombinasi teknologi tersebut, KELIR dirancang agar mampu mendukung penelusuran informasi berdasarkan makna dan keterkaitan dokumen, sehingga pengguna tidak harus selalu mengetahui kata kunci yang sama persis dengan isi arsip yang dicari.
Pengembangan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pencarian dokumen, mempermudah akses terhadap informasi institusi, serta mendukung pengelolaan pengetahuan universitas secara lebih terstruktur.
KELIR dikembangkan oleh tim dosen UPN “Veteran” Jawa Timur, di antaranya Iswanda Fauzan, Nambi Sembilu, Iqbal Ramadhani, Farikha Rachmawati, Refiana Dwi, dan Miftakhuddin.
Inovasi tersebut menjadi salah satu upaya untuk menjawab kebutuhan pengelolaan dokumen yang terus berkembang seiring meningkatnya aktivitas akademik dan administrasi perguruan tinggi.
Libatkan 45 Mahasiswa Magang MBKM
Implementasi KELIR juga melibatkan mahasiswa melalui program magang Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM).
Sebanyak 45 mahasiswa mengikuti program magang berbobot 20 Satuan Kredit Semester (SKS) yang berlangsung selama periode Juli hingga Desember 2026.
Para mahasiswa ditempatkan di berbagai satuan kerja UPN “Veteran” Jawa Timur untuk terlibat secara langsung dalam kegiatan pengelolaan arsip.
Salah satu tugas yang dilakukan adalah membantu pengumpulan dan pengunggahan dokumen arsip ke dalam sistem KELIR.
Keterlibatan mahasiswa tersebut menjadi bagian dari strategi percepatan digitalisasi arsip sekaligus memberikan pengalaman pembelajaran berbasis praktik di lingkungan kerja universitas.
Melalui kegiatan ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pemahaman mengenai proses administrasi dan kearsipan, tetapi juga berkesempatan mengenal penerapan teknologi digital dalam pengelolaan informasi institusi.
Sementara itu, bagi masing-masing satuan kerja, keberadaan mahasiswa magang diharapkan dapat membantu mempercepat proses pendataan dan pengunggahan arsip secara lebih terstruktur.
Proses tersebut menjadi tahapan penting dalam membangun basis data kearsipan digital yang dapat dimanfaatkan secara berkelanjutan.
Membangun Ekosistem Administrasi yang Terintegrasi
Penguatan tata naskah dinas dan pengembangan KELIR merupakan dua langkah yang saling melengkapi dalam proses transformasi administrasi UPN “Veteran” Jawa Timur.
Di satu sisi, penerapan standar tata naskah dinas bertujuan memastikan dokumen resmi dikelola secara tertib sejak proses pembuatannya. Di sisi lain, pemanfaatan teknologi AI diharapkan dapat mendukung pengelolaan dan pencarian informasi yang lebih efektif.
Keterlibatan mahasiswa MBKM turut memperkuat proses tersebut melalui dukungan langsung terhadap digitalisasi dokumen di berbagai satuan kerja.
Namun, transformasi administrasi tidak cukup hanya dilakukan dengan mengubah dokumen fisik menjadi format digital. Proses ini juga membutuhkan keseragaman standar, kesiapan sumber daya manusia, serta koordinasi yang baik antarsatuan kerja.
Karena itu, penguatan kompetensi pengelola arsip dan pengembangan teknologi perlu berjalan secara beriringan.
Melalui berbagai langkah tersebut, Pusat Kearsipan, Dokumentasi dan Multimedia UPN “Veteran” Jawa Timur berupaya membangun ekosistem kearsipan yang modern, terintegrasi, dan berkelanjutan.
Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya berfungsi untuk menyimpan dokumen administratif, tetapi juga berperan dalam menjaga memori kelembagaan, menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan, dan mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Dengan memadukan standardisasi tata naskah dinas, pengembangan sistem KELIR berbasis AI, serta partisipasi mahasiswa dalam proses digitalisasi, UPN “Veteran” Jawa Timur terus memperkuat fondasi tata kelola universitas yang profesional dan akuntabel.
Komentar 0
Tulis Komentar Bagikan tanggapan Anda