JurnalPost.com – Tepat pada awal Maret 2025, kelompok mahasiswa magang dari Universitas Sebelas Maret Surakarta yang beranggotakan 5 (lima) orang, yakni Ahmad Dhani Setiawan, Intan Wulan R., Galih Hermawan, Verly Intan Isnaini, dan Danu Anggara melaksanakan program inovatif yang berfokus pada optimalisasi penggunaan arsip di masyarakat. Program ini dijalankan bersama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang bertempat di Semarang, dan difokuskan pada alih media arsip statis sebagai upaya untuk mempermudah akses informasi dan menjaga kelestarian arsip yang ada.
Program magang ini menjadi jalinan kerja sama rutin tahunan antara Dinas Arpus dengan Universitas Sebelas Maret, khususnya program studi Ilmu Sejarah, bertujuan untuk memberikan pengalaman praktis kepada mahasiswa dalam bidang kearsipan sambil mendukung peningkatan kualitas layanan kepada masyarakat. Mahasiswa Ilmu Sejarah yang terlibat sangat antusias, karena mereka tidak hanya mendapatkan ilmu baru, tetapi juga memberikan kontribusi nyata bagi pelestarian sejarah dan budaya daerah.
Alih media arsip statis adalah proses konversi dokumen arsip dari bentuk fisik ke bentuk digital. Ini dimaksudkan agar arsip lebih mudah diakses dan dikelola. Arsip yang dikonversi tidak hanya terbatas pada dokumen sejarah penting, tetapi juga mencakup arsip yang memiliki nilai informatif tinggi bagi masyarakat, seperti peta wilayah, dokumen perencanaan pembangunan, serta arsip mengenai kebijakan publik. Dengan alih media ini, diharapkan ketahanan arsip terhadap kerusakan fisik dapat ditingkatkan, sekaligus memperluas jangkauan akses informasi bagi masyarakat, khususnya di era digital ini.
Selama masa magang, mahasiswa dilibatkan dalam berbagai tahapan alih media arsip mulai dari mengidentifikasi dan memilih dokumen-dokumen penting yang perlu diubah ke format digital. Setelah itu, mereka melakukan pemindaian dokumen dengan peralatan khusus yang disediakan oleh dinas. Tidak hanya sampai di situ, mahasiswa juga belajar membuat metadata, yaitu informasi tambahan yang diperlukan untuk menjelaskan dan mencatat detail setiap arsip digital. Metadata ini berfungsi untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan arsip di kemudian hari.
Proses alih media arsip ini memerlukan ketelitian tinggi dan pemahaman yang baik tentang nilai dari setiap dokumen yang dipindai. Oleh karena itu, mahasiswa diberikan pelatihan intensif oleh staf dinas arpus sebelum terjun langsung ke lapangan. Pelatihan ini mencakup cara pemindaian, pengolahan arsip, serta cara-cara menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip selama proses alih media.
Ketua tim magang, Ahmad Dhani Setiawan, mengungkapkan rasa gembiranya bisa terlibat dalam program ini. “Saya sangat bersyukur diberi kesempatan untuk belajar sekaligus berkontribusi bagi masyarakat. Melalui program ini, saya jadi lebih memahami pentingnya arsip dan bagaimana kita harus menjaganya,” ujarnya. Ia juga mencatat bahwa pengalaman langsung menangani arsip membuatnya lebih menghargai sejarah dan dokumen-dokumen yang ada.
Selain itu, program ini juga bertujuan untuk mendidik masyarakat tentang pentingnya arsip dan proses alih media. Mahasiswa nantinya akan mengadakan kegiatan lanjutan sebagai output magang berupa kegiatan sosialisasi dan edukasi di sekolah-sekolah. Dalam kegiatan ini, mereka memberikan pemahaman tentang bagaimana arsip dapat menjadi sumber daya penting bagi penelitian, pengambilan keputusan, hingga pelestarian budaya. Mereka juga menunjukkan cara-cara sederhana untuk menyimpan dan merawat arsip pribadi agar tetap terjaga dengan baik.
Tidak lupa, banyak dari arsip yang dikelola juga telah dipublikasikan secara online melalui situs Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Dengan adanya arsip digital yang bisa diakses secara online, masyarakat kini bisa lebih mudah memperoleh informasi tanpa harus datang langsung ke kantor dinas. Hal ini tentu sangat membantu, terutama bagi warga yang tinggal di daerah terpencil.
Kepala Bidang Preservasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Bapak Sunyoto, memberikan apresiasi tinggi atas dedikasi dan kerja keras para mahasiswa magang. “Mereka adalah orang-orang muda yang penuh semangat dan inovasi. Kehadiran mereka tidak hanya membantu proses alih media lebih efektif, tetapi juga membawa energi positif dan ide-ide segar dalam pengelolaan arsip,” tuturnya. Ia juga berharap agar program semacam ini terus dilanjutkan di masa depan, karena manfaatnya sangat besar baik bagi mahasiswa maupun bagi masyarakat luas.
Adanya program magang ini juga membuka peluang kerja bagi mahasiswa di bidang kearsipan. Dengan pengalaman dan keahlian yang mereka peroleh selama magang, mereka memiliki modal yang kuat untuk berkarir di berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta, yang membutuhkan pengelolaan arsip profesional. Program ini juga diharapkan bisa menjadi contoh bagi daerah lain dalam mengembangkan sistem kearsipan yang lebih maju dan inklusif.
Secara keseluruhan, program optimalisasi penggunaan arsip melalui alih media arsip statis yang melibatkan mahasiswa magang ini merupakan langkah signifikan dalam memperkuat sistem kearsipan di Provinsi Jawa Tengah. Kolaborasi antara dinas kearsipan dan perguruan tinggi ini tidak hanya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, tetapi juga memperkaya pengalaman belajar mahasiswa dan memberdayakan masyarakat dalam akses informasi. Semoga program-program serupa dapat terus dikembangkan dan diadopsi di berbagai daerah lainnya di Indonesia.
