Penulis: Tim Magang MBKM UNS Gedung Arsip PLN Jakarta
JurnalPost.com – Dalam mendukung progam kerja kelompok magang MBKM Universitas Sebelas Maret (UNS) agar lebih memahami dan terstuktur mengenai digitalisasi dan pengelolaan arsip perusahaan listrik, kelompok magang MBKM UNS di Gedung Arsip PLN Pusat Jakarta melaksanakan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) bersama Pimpinan Gedung Arsip PLN Pusat Jakarta Bapak Asmadi beserta Tenaga Ahli Daya bidang pengelolaan kearsipan Bapak Wahyudi. Pemaparan materi yang dilaksanakan mengangkat tema yakni “PENGELOLAAN ARSIP VITAL DAN INAKTIF PT PLN (PERSERO)”.
Mahasiswa-mahasiswi prodi Ilmu Sejarah yang melaksanakan FGD tersebut diberi pembekalan ilmu dan pengetahuan mengenai bagaimana cara pengelolaan arsip dari proses penerimaan arsip, kemudian proses klasifikasi dan verifikasi arsip sesuai dengan divisi yang ada di PT PLN (PERSERO), lalu proses digitalisasi melalui prosedur scanning, dan tempat penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip dan klasifikasi box pada arsip-arsip tertentu. Dalam proses pengelolaan dan digitalisasi arsip tentu saja tidak semua orang bisa melakukannya.
Dibutuhkan keterampilan dan ketelitian dalam setiap prosedur nya agar mendapat hasil yang maksimal dalam pengelolaan dan digitalisasi arsip. Dalam FGD yang dilakukan kelompok magang MBKM UNS juga diberikan kesempatan untuk melihat langsung proses pengelolaan dan digitalisasi di Gedung Arsip PLN Pusat Jakarta. Termasuk juga ruang penyimpanan arsip yang sangat tertata serta prosedur keamanan apabila terjadi insiden kebakaran yang terjadi di ruang penyimpanan yang sudah terpasang tirai kain yang terletak antar ruangan untuk mencegah api menjalar. Dalam penyimpanan arsip disini diatur juga sistem klasifikasi, keamanan, dan arsip dokumen atau yang disebut SKKAD berdasarkan tingkat kerahasiaan, antara lain, arsip umum/terbuka, terbatas, rahasia, dan sangat rahasia.
Oleh karena itu, pengelolan kearsipan sangatlah penting dan memiliki nilai historis tertentu baik untuk kepentingan penelitian maupun arsip yang menjadi sumber data untuk kepentingan hukum. Tak jarang bahwa penyelewengan arsip kerap kali digunakan untuk keuntungan individu maupun kelompok yang tidak bertanggung jawab. Sudah menjadi kewajiban bagi setiap individu yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dalam hal kearsiapan untuk selalu menjaga dan merawat arsip-arsip agar tidak terjadi hal yang merugikan bagi suatu perusahaan khususnya PT PLN (PERSERO). Akhir kata, kegiatan FGD ini diharapkan dapat membantu para mahasiswa yang melaksanakan kegiatan magang di Gedung Arsip PLN Pusat Jakarta. Terlebih juga menjadi pengalaman yang berharga yang mana langsung merasakan bagaimana keilmuan sejarah dapat membantu mengelola arsip sebuah perusahaan milik negara yaitu PT PLN (PERSERO).
