JurnalPost.com – Tim pengabdian masyarakat program studi Administrasi Publik UPN “Veteran” Jawa Timur mengadakan pelatihan tata kelola arsip keluarga rawan bencana pada 23 November 2023. Tim berasal dari Prodi Administrasi Publik yang terdiri dari bapak/ibu dosen, Drs. Ananta Prathama,M.Si., Drs. Tukiman,M.Si, Binti Azizatun Nafi’ah, MPA, Kalvin Edo,M.KP., dan Katerina Bataha, MPA. Lokasi pelatihan arsiparis terpusat di Desa Laweyan Kecamatan Sumberasih Kabupaten Probolinggo. Sasaran program pengabdian ini adalah ibu-ibu Desa Laweyan.
Diketahui arsip merupakan hal penting dalam kehidupan. Arsip keluarga sangat dibutuhkan terkait administrasi kependudukan, administrasi pendidikan, dan administrasi pekerjaan. Arsip kependudukan meliputi Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Akta Kematian, surat nikah dan lainnya. Arsip administrasi pendidikan meliputi ijazah pendidikan, transkrip nilai, surat kelulusan, raport, dan lainnya. Arsip administrasi pekerjaan meliputi sertifikat-sertifikat sertifikasi profesi, surat keputusan, surat terkait kontrak pekerjaan, dan semacamnya. Penataan arsip keluarga sangat perlu dilakukan terutama warga yang tinggal di tempat rawan bencana seperti Desa Laweyan.
Melalui pelatihan arsiparis keluarga, warga semeru dapat melatih ketrampilan menata kelola file-file keluarga seperti file kependudukan, file pendidikan, file pekerjaan. Tim Pengabdian UPN Veteran Jawa Timur yang diketuai Drs. Ananta Prathama,M.Si menutorialkan tata cara menata arsip. Sebelum menutorialkan tata kelola arsip, ketua tim menjelaskan pentingnya arsip kelurga, “arsip keluarga sangat penting dalam kehidupan kita. Jangan sampai karena kita tidak mampu mengelolanya sehingga akan mempersulit diri kita. Arsip bisa rusak dan hilang. Disisi lain, ketika rusak maupun hilang, untuk membuat arsip yang baru itu sangat susah dan membutuhkan waktu yang lama” jelas Drs. Ananta.
Adapun langkah-langkah yang ditutorialkan tim adalah menyiapkan perlengkapan menata arsip seperti binder besar, print nomor dan print daftar arsip. Binder besar sebagai tempat arsip kemudian dinomori per lembar halaman. Langkah selanjutnya membuat daftar isi arsip. Daftar isi arsip ditempel di bagian depan binder besar. Daftar isi arsip memudahkan kita mencari arsip mana yang akan digunakan. Langkah selanjutnya, menata arsip sesuai daftar isi yang telah tertera. Jika arsip sudah satu binder besar, maka akan memudahkan dibawa sewaktu-waktu jika terjadi force majure seperti ada bencana mendadak.
Penulis: Binti Azizatun Nafi’ah
