Perencanaan SDM di Persimpangan: Ketika Faktor Internal dan Eksternal Saling Berebut Pengaruh

Ditulis oleh: Gwennada Indah Apriella (231010505961)
Mahasiswa Manajemen Universitas Pamulang

JurnalPost.com - Di tengah dunia usaha yang bergerak semakin cepat, perencanaan sumber daya manusia (SDM) tidak lagi cukup dipandang sebagai aktivitas administratif yang sekadar menghitung berapa banyak karyawan yang dibutuhkan perusahaan.

Perencanaan SDM kini berada di sebuah persimpangan. Di satu sisi, perusahaan harus menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja dengan strategi bisnis, struktur organisasi, budaya kerja, dan kemampuan finansial. Di sisi lain, organisasi juga harus berhadapan dengan regulasi ketenagakerjaan, perkembangan teknologi, kondisi ekonomi, perubahan sosial, hingga persaingan mendapatkan tenaga kerja terbaik.

Semua faktor tersebut dapat saling memengaruhi. Bahkan, keputusan yang tampaknya hanya menyangkut satu bagian organisasi dapat menimbulkan dampak terhadap kebutuhan tenaga kerja secara keseluruhan.

Secara konseptual, perencanaan SDM merupakan proses manajemen untuk menentukan bagaimana sumber daya manusia yang dimiliki organisasi saat ini dapat diarahkan menuju kondisi yang dibutuhkan pada masa mendatang.

Handoko (1997) menjelaskan bahwa perencanaan SDM dipengaruhi oleh dua kelompok faktor utama, yakni lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Keduanya tidak dapat dipisahkan karena keputusan mengenai tenaga kerja hampir selalu merupakan hasil interaksi antara kebutuhan perusahaan dan perubahan lingkungan di sekitarnya.

Sayangnya, dalam praktiknya perencanaan SDM masih kerap disederhanakan menjadi persoalan proyeksi jumlah pegawai. Perusahaan menghitung berapa orang yang akan pensiun, berapa posisi kosong yang harus diisi, atau berapa tenaga kerja baru yang dibutuhkan.

Padahal, di balik angka-angka tersebut terdapat persoalan yang jauh lebih kompleks.

Ketika Rumah Sendiri Belum Tertata

Faktor internal sering dianggap lebih mudah dikendalikan karena berada di dalam organisasi. Kenyataannya, tidak selalu demikian.

Perubahan strategi bisnis, restrukturisasi organisasi, kebijakan kesempatan kerja yang setara, budaya perusahaan, sistem kompensasi, hingga hubungan dengan serikat pekerja merupakan bagian dari dinamika internal yang dapat memengaruhi perencanaan SDM.

Bayangkan sebuah perusahaan memutuskan melakukan ekspansi ke daerah baru. Keputusan tersebut tidak hanya berkaitan dengan pembukaan kantor atau penambahan modal.

Perusahaan juga harus menentukan berapa banyak tenaga kerja yang diperlukan, kompetensi seperti apa yang dibutuhkan, apakah kebutuhan tersebut dipenuhi melalui rekrutmen baru atau promosi internal, serta bagaimana sistem pelatihan bagi karyawan yang akan ditempatkan pada unit baru.

Hal serupa terjadi ketika perusahaan memilih melakukan efisiensi.

Restrukturisasi organisasi dapat menyebabkan sejumlah pekerjaan berubah, digabungkan, bahkan dihilangkan. Pada saat bersamaan, mungkin muncul kebutuhan terhadap kompetensi baru yang sebelumnya tidak terlalu dibutuhkan.

Persoalannya, strategi bisnis dan strategi SDM tidak selalu berjalan beriringan.

Tidak sedikit perusahaan yang menyusun rencana bisnis jangka panjang secara rinci, tetapi baru membicarakan kebutuhan SDM ketika strategi tersebut hendak dilaksanakan. Akibatnya, divisi SDM berada dalam posisi reaktif: mencari tenaga kerja setelah kebutuhan muncul, bukan menyiapkannya jauh sebelumnya.

Padahal, SDM seharusnya menjadi bagian dari perencanaan bisnis sejak awal.

Tekanan dari Luar yang Tidak Bisa Diabaikan

Jika faktor internal merupakan persoalan yang muncul dari dalam organisasi, faktor eksternal datang dari lingkungan yang tidak sepenuhnya dapat dikendalikan perusahaan.

Regulasi ketenagakerjaan menjadi salah satu faktor yang paling jelas.

Perusahaan harus menjalankan kebijakan SDM dengan memperhatikan berbagai ketentuan mengenai usia kerja, upah minimum, jam kerja, lembur, hubungan industrial, kebebasan berserikat, keselamatan kerja, serta larangan diskriminasi.

Artinya, perusahaan tidak dapat merencanakan tenaga kerja hanya berdasarkan kebutuhan produktivitas atau efisiensi biaya.

Ada standar hukum yang harus dipenuhi.

Dalam konteks internasional, perhatian terhadap hak tenaga kerja juga diperkuat melalui berbagai standar yang dikembangkan International Labour Organization (ILO).

Deklarasi ILO tentang Prinsip dan Hak Mendasar di Tempat Kerja pada 1998 menempatkan sejumlah prinsip sebagai fondasi hubungan ketenagakerjaan, antara lain kebebasan berserikat dan pengakuan terhadap hak perundingan bersama, penghapusan kerja paksa, penghapusan pekerja anak, serta penghapusan diskriminasi dalam pekerjaan.

Prinsip-prinsip tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan tenaga kerja tidak hanya berkaitan dengan produktivitas, tetapi juga menyangkut penghormatan terhadap hak manusia dalam dunia kerja.

Dari Kepatuhan Hukum hingga Tanggung Jawab Sosial

Tuntutan terhadap perusahaan kini bahkan bergerak melampaui kepatuhan terhadap peraturan.

Masyarakat, pekerja, konsumen, investor, dan mitra bisnis semakin memperhatikan bagaimana sebuah perusahaan memperlakukan tenaga kerjanya.

Di sinilah tanggung jawab sosial perusahaan atau Corporate Social Responsibility (CSR) memiliki kaitan erat dengan pengelolaan SDM.

Perusahaan tidak cukup hanya menyatakan bahwa mereka telah mematuhi hukum. Praktik ketenagakerjaan yang adil, lingkungan kerja yang manusiawi, kesempatan pengembangan karier, serta penghargaan terhadap keberagaman dapat memengaruhi citra perusahaan.

Dalam jangka panjang, kondisi tersebut juga berkaitan dengan kemampuan perusahaan mempertahankan tenaga kerja berkualitas.

Karyawan yang merasa dihargai memiliki alasan lebih kuat untuk bertahan dibandingkan mereka yang melihat hubungan kerja semata-mata sebagai pertukaran antara tenaga dan upah.

Dalam rantai pasok global, tuntutan tersebut semakin besar. Perusahaan multinasional dapat menetapkan standar ketenagakerjaan bagi pemasok maupun mitra bisnisnya. Audit terhadap kondisi tenaga kerja bahkan dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam menentukan keberlanjutan kerja sama.

Dengan demikian, standar SDM suatu perusahaan tidak lagi hanya ditentukan oleh apa yang diwajibkan hukum di negara tempat perusahaan tersebut beroperasi.

Tekanan dari pasar global juga ikut berbicara.

Ekonomi, Teknologi, dan Bayang-Bayang Kompetitor

Tantangan perencanaan SDM menjadi semakin kompleks ketika faktor ekonomi dan teknologi ikut diperhitungkan.

Inflasi, tingkat pengangguran, suku bunga, pertumbuhan ekonomi, hingga kondisi sosial-politik dapat memengaruhi keputusan perusahaan dalam merekrut, mempertahankan, maupun mengurangi tenaga kerja.

Ketika perekonomian tumbuh, perusahaan dapat melakukan ekspansi dan meningkatkan kebutuhan tenaga kerja.

Sebaliknya, ketika ekonomi melambat, organisasi mungkin menahan rekrutmen, melakukan efisiensi, atau mengevaluasi kembali struktur tenaga kerjanya.

Perubahan teknologi menghadirkan tantangan yang berbeda.

Komputerisasi, otomatisasi, kecerdasan buatan, dan digitalisasi telah mengubah jenis pekerjaan serta kompetensi yang dibutuhkan oleh organisasi.

Pekerjaan yang dahulu membutuhkan banyak tenaga manusia dapat berubah menjadi pekerjaan yang lebih bergantung pada sistem otomatis. Namun, pada saat yang sama muncul kebutuhan terhadap profesi dan keterampilan baru.

Konsekuensinya, perusahaan tidak cukup hanya menghitung jumlah tenaga kerja.

Pertanyaan yang semakin penting adalah: keterampilan apa yang akan dibutuhkan dalam tiga, lima, atau sepuluh tahun mendatang?

Perusahaan juga harus berhadapan dengan kompetitor dalam memperoleh talenta.

Tenaga profesional dan manajer yang memiliki kompetensi tinggi dapat berpindah ke perusahaan lain jika memperoleh tawaran karier yang lebih menarik. Praktik perekrutan tenaga ahli dari perusahaan pesaing bukan sesuatu yang asing dalam dunia bisnis.

Situasi seperti ini menjadikan perencanaan suksesi semakin penting.

Organisasi harus mengetahui siapa yang dapat menggantikan personel kunci ketika seseorang pensiun, mengundurkan diri, dipromosikan, atau direkrut oleh kompetitor.

Tanpa perencanaan tersebut, hilangnya satu orang pada posisi strategis dapat mengganggu operasi organisasi secara lebih luas.

Menyatukan Dua Kutub

Tantangan terbesar sebenarnya bukan terletak pada banyaknya faktor yang memengaruhi SDM, tetapi bagaimana perusahaan menyatukan seluruh faktor tersebut dalam sebuah perencanaan yang konsisten.

Dalam praktiknya, fungsi-fungsi organisasi sering bekerja secara terpisah.

Divisi SDM menyusun kebijakan ketenagakerjaan. Divisi legal mengawasi kepatuhan terhadap peraturan. Divisi keuangan mengendalikan anggaran. Sementara manajemen puncak merancang strategi bisnis.

Jika masing-masing bekerja tanpa koordinasi, perencanaan SDM mudah kehilangan arah.

Sebaliknya, perencanaan SDM yang efektif membutuhkan dialog antara seluruh bagian tersebut.

Perubahan regulasi harus diterjemahkan menjadi kebijakan internal. Strategi bisnis harus diterjemahkan menjadi kebutuhan kompetensi. Perkembangan teknologi harus direspons melalui pelatihan dan pengembangan tenaga kerja. Sementara perubahan kondisi ekonomi perlu masuk ke dalam skenario kebutuhan tenaga kerja perusahaan.

Dengan pendekatan seperti itu, perencanaan SDM tidak lagi bersifat reaktif.

Perusahaan tidak menunggu masalah terjadi sebelum bertindak, tetapi membangun berbagai skenario untuk mengantisipasi perubahan.

SDM Bukan Sekadar Persoalan Jumlah

Pada akhirnya, organisasi yang mampu bertahan bukan semata-mata organisasi yang memiliki tenaga kerja paling banyak.

Kemampuan beradaptasi justru ditentukan oleh sejauh mana perusahaan dapat memastikan bahwa orang dengan kompetensi yang tepat berada pada posisi yang tepat ketika dibutuhkan.

Karena itulah perencanaan SDM tidak seharusnya berhenti pada pertanyaan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan.

Perusahaan perlu bertanya lebih jauh: kompetensi apa yang diperlukan, bagaimana tenaga kerja disiapkan, bagaimana regulasi memengaruhi kebijakan perusahaan, bagaimana teknologi akan mengubah pekerjaan, serta bagaimana organisasi mempertahankan orang-orang terbaiknya.

Faktor internal dan eksternal mungkin akan terus saling berebut pengaruh.

Namun, keduanya seharusnya tidak dipandang sebagai dua kekuatan yang harus dipilih salah satunya. Keduanya justru perlu dibaca secara bersamaan agar perusahaan dapat menentukan arah pengelolaan tenaga kerja secara lebih matang.

Perencanaan SDM pada akhirnya adalah proses menavigasi berbagai kepentingan tersebut.

Bukan hanya tentang memenuhi kebutuhan pegawai hari ini, melainkan memastikan organisasi mempunyai manusia, keterampilan, dan struktur kerja yang dibutuhkan untuk menghadapi masa depan.

Daftar Pustaka

Danang. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: CAPS (Center for Academic Publishing Service).

Flippo, E. B. (t.t.). Personnel Management. New York: McGraw-Hill Book Company.

Handoko, T. H. (1997). Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Yogyakarta: BPFE.

Hasibuan, M. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Nawawi, H. (2010). Perencanaan SDM. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Pratama, A. (2022). Manajemen Sumber Daya Manusia (Untuk Pemerintahan dari Teori ke Praktik). Penerbit Widina.

International Labour Organization. (1998). ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work.