Oleh : Athiyyah Dzakirah, Mahasiswa Sekolah Vokasi IPB University
JurnalPost.com – Manusia sebagai makhluk sosial tentunya tidak akan terlepas dari kegiatan komunikasi dalam kesehariannya. Komunikasi menjadi cara manusia untuk saling terhubung satu sama lain. Lewat komunikasi, manusia bisa saling memahami dan berbagi pemikiran mengenai berbagai hal.
Menurut Shannon dan Weaver (1949), Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling mempengaruhi satu sama lain, sengaja atau tidak disengaja dan tidak terbatas pada bentuk komunikasi verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi.
Salah satu contoh penggunaan komunikasi adalah ketika berada dalam sebuah organisasi. Komunikasi dalam organisasi sangatlah penting, karena pengertian dari organisasi itu sendiri adalah sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama. Salah satu cara mencapai sebuah tujuan dalam organisasi adalah dengan menjaga iklim komunikasinya.
Menurut Evi Zahara dalam Peranan Komunikasi Organisasi Bagi Pimpinan Organisasi, komunikasi organisasi merupakan proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Dapat dikatakan baik atau buruknya iklim komunikasi di sebuah organisasi itu menentukan kualitas dan keberlangsungan organisasi tersebut.
Komunikasi dalam organisasi terdiri dari komunikasi eksternal dan komunikasi internal. Komunikasi eksternal merujuk pada kegiatan komunikasi yang dilakukan dengan orang atau organisasi lain di luar organisasi tersebut. Sementara komunikasi internal merujuk pada komunikasi yang terjadi di dalam organisasi tersebut, yaitu komunikasi antar anggota. Namun, untuk menciptakan komunikasi eksternal yang baik, haruslah dimulai dari komunikasi internal yang baik.
Dalam sebuah organisasi, sangat diperlukan komunikasi internal yang baik dan mampu mengembangkan pola pikir dan perilaku setiap anggota agar dapat sejalan dengan tujuan dari organisasi tersebut. Dalam sebuah organisasi, setiap anggota pasti memiliki perbedaan ide dan gagasan. Disinilah komunikasi berperan untuk menyatukan berbagai ide dan gagasan tersebut agar tercipta satu kesamaan pikiran dalam setiap anggota.
Selain itu, komunikasi juga berperan dalam mempererat hubungan antar anggota. Hubungan yang akrab akan menumbuhkan sikap saling keterbukaan antar anggota. Jika setiap anggota memiliki sikap saling terbuka, maka mereka akan menjadi lebih aktif dan partisipatif, termasuk ketika di dalam organisasi tersebut terdapat masalah.
Lalu komunikasi dalam organisasi juga berperan dalam proses penyampaian informasi. Setiap anggota harus mendapatkan informasi yang sama dan tepat waktu. Jangan sampai terjadi miskomunikasi atau kesalahan penyampaian informasi dalam organisasi karena hal tersebut bisa berakibat fatal dan memungkin terjadinya konflik.
Namun tentunya, dalam menjalankan sebuah organisasi tidak akan lepas dari tantangan, termasuk dalam iklim komunikasinya. Beberapa tantangan tersebut seperti adanya perbedaan pendapat, jarak dan waktu tiap anggota yang berbeda-beda, serta adanya miskomunikasi seperti yang sudah disebutkan sebelumnya.
Jika tantangan tersebut ditemukan dalam sebuah organisasi, maka segera diperlukan upaya untuk mengatasi tantangan atau hambatan tersebut. Untuk mengatasi adanya perbedaan pendapat dapat dilakukan dengan mengadakan forum diskusi yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Setiap anggota dipersilahkan untuk menyatakan pendapatnya dan ditanggapi oleh anggota lainnya. Dengan adanya diskusi ini diharapkan setiap anggota dapat saling menghargai pendapat yang ada.
Lalu hambatan teknis seperti adanya perbedaan jarak dan waktu dapat diatasi dengan memilih media yang tepat untuk menyampaikan informasi. Jika perlu diadakan diskusi atau rapat namun tidak semua anggota bisa hadir, bisa dipilih opsi untuk mengadakan pertemuan secara daring. Harus dipastikan setiap anggota mendapatkan informasi yang sama dan tidak ketinggalan informasi terbaru. Namun tetap pertemuan secara langsung harus lebih diutamakan untuk menghindari adanya miskomunikasi dalam pertemuan daring.
Miskomunikasi dapat terjadi karena info yang didapatkan tidak lengkap, terlambat disampaikan, dan kurangnya koordinasi antar anggota. Maka cara untuk menghindari adanya miskomunikasi adalah dengan memastikan setiap anggota mendapatkan informasi yang menyeluruh. Bisa dibuat hasil notulensi dari setiap pertemuan, absensi, dan folder khusus berisikan semua informasi penting yang bisa diakses oleh seluruh anggota organisasi.
Komunikasi dalam organisasi harus terus ditingkat dengan menggunakan strategi yang efektif. Tentunya diperlukan riset terlebih dahulu terkait iklim komunikasi dalam organisasi tersebut untuk menentukan strategi apa yang paling tepat dan efektif. Pada buku Perilaku dalam Organisasi yang ditulis oleh Nur Cahyadi, dkk, menyebutkan beberapa contoh strategi yang dapat dilakukan untuk membangun iklim komunikasi yang lebih baik dalam organisasi.
Beberapa diantaranya, yang pertama membangun budaya komunikasi terbuka. Hal ini sangatlah penting karena untuk menciptakan komunikasi yang efektif harus dimulai dari sikap saling terbuka antar anggota.
Kedua, menggunakan berbagai saluran komunikasi. Ada begitu banyak pilihan saluran komunikasi yang bisa digunakan oleh organisasi dalam melakukan pendistribusian informasi, baik itu lisan, tulisan, atau nonverbal. Selain itu bisa juga dengan memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada seperti email, aplikasi rapat secara daring dan lain sebagainya.
Terakhir, dalam organisasi harus mengedepankan komunikasi timbal balik. Sebuah komunikasi dapat dikatakan berhasil jika komunikan atau penerima informasi dapat menerima informasi dengan baik lalu memberikan umpan balik atau tanggapan terkait informasi tersebut. Dengan adanya umpan balik tersebut diharapkan dapat menjadi sarana evaluasi bagi organisasi tersebut.
Kesimpulan dari pembahasan mengenai komunikasi dalam organisasi ini adalah setiap organisasi harus memperhatikan bagaimana iklim komunikasi dalam organisasi tersebut berjalan, terutama komunikasi internalnya. Jika komunikasi internalnya saja sudah berantakan, maka bisa dipastikan komunikasi eksternalnya juga demikian. Selain itu setiap organisasi pasti akan dihadapkan dengan tantangan atau hambatan dalam komunikasi. Tantangan atau hambatan tersebut harus segera diatasi dengan menggunakan strategi yang efektif dan disesuaikan dengan tantangan yang dihadapi. Iklim komunikasi yang sehat tentunya akan mempermudah sebuah organisasi untuk mencapai tujuannya secara maksimal.
Daftar Pustaka :
Wiryanto. (2004). Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo.
Zahara, E. (2018, April). PERANAN KOMUNIKASI ORGANISASI BAGI PIMPINAN ORGANISASI. Jurnal Warta, (56). Retrieved Februari 4, 2024, from https://jurnal.dharmawangsa.ac. id/index.php/juwarta/article/view/8/6