Oleh: Erika Sherren Darma
JurnalPost.com – Program magang bukan hanya menjadi ruang belajar bagi saya untuk mengenal dunia kerja, tetapi juga menjadi kesempatan untuk memahami bagaimana sebuah lembaga publik menjalankan fungsinya secara nyata. Selama menjalani program magang selama 13 minggu di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur di bawah bimbingan dosen pembimbing magang Ibu Beta Puspitaning Ayodya, S.Sos., M.A., saya memperoleh pengalaman yang memberikan banyak pemahaman baru mengenai proses komunikasi politik, administrasi pengawasan, hingga pengelolaan laporan kegiatan di lingkungan lembaga legislatif. Dari pengalaman tersebut, saya melihat bahwa aktivitas DPRD tidak hanya berkaitan dengan rapat dan pembentukan kebijakan, tetapi juga ditopang oleh proses administratif yang menjadi fondasi penting dalam menjaga akuntabilitas lembaga publik.
Selama menjalani magang, saya ditempatkan pada dua divisi berbeda, yaitu Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) serta Divisi Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan. Perpindahan tersebut memberikan pengalaman yang cukup lengkap mengenai bagaimana sistem kerja di Sekretariat DPRD berjalan, mulai dari dokumentasi hukum hingga proses pengawasan kegiatan dewan. Pada awalnya, saya berpikir bahwa pekerjaan di DPRD hanya berkaitan dengan rapat dan aktivitas politik formal. Namun setelah terlibat secara langsung, saya menyadari bahwa terdapat proses administrasi yang panjang dan terstruktur untuk memastikan setiap kegiatan dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.
Pada awal masa magang, saya banyak terlibat dalam pengelolaan dokumen hukum di unit JDIH. Di unit tersebut, saya memahami pentingnya pengarsipan dan dokumentasi sebagai sumber informasi hukum yang mendukung proses legislasi. Selain itu, saya juga membantu dokumentasi kegiatan rapat dan pengelolaan data hukum agar tersusun dengan rapi dan mudah diakses. Memasuki bulan kedua, saya dipindahtugaskan ke Divisi Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan di bawah bimbingan Ketua Tim Pengawasan, Bapak Sigit. Pada divisi ini, saya mulai terlibat dalam membantu proses verifikasi administrasi perjalanan dinas, penyusunan laporan kunjungan kerja komisi, hingga pengelolaan dokumen Panitia Khusus (Pansus). Dari pengalaman tersebut, saya memahami bahwa fungsi pengawasan DPRD tidak hanya dilakukan melalui rapat kerja atau sidang formal, tetapi juga melalui proses administrasi yang sistematis dan detail. “Setiap laporan kegiatan, nota perjalanan dinas, hingga dokumentasi kunjungan kerja harus diperiksa agar sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku” kata saya setelah memahami fungsi divisi Pengawasan.
Salah satu pengalaman yang paling berkesan bagi saya adalah ketika membantu penyusunan laporan kunjungan kerja terkait pengawasan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD). Saya terlibat dalam pengelolaan dokumen hasil kunjungan kerja Pansus serta membantu merapikan laporan yang nantinya digunakan sebagai bahan pembahasan internal dewan. Dari proses tersebut, saya memahami bagaimana DPRD menjalankan fungsi kontrol terhadap lembaga daerah melalui mekanisme administrasi dan pelaporan yang terstruktur.
Sebagai mahasiswa Ilmu Komunikasi dengan peminatan Komunikasi Politik, saya juga berinisiatif membantu proses digitalisasi laporan kegiatan dan standarisasi tata letak dokumen. Saya membantu menyusun format laporan yang lebih rapi dan mudah dibaca, sekaligus membantu pengarsipan digital agar dokumen dapat diakses lebih cepat oleh staf sekretariat. Langkah tersebut diharapkan dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja di divisi pengawasan, terutama dalam proses pencarian data laporan kegiatan komisi dan Pansus.
Bagi saya, pengalaman magang ini memberikan banyak pelajaran mengenai pentingnya komunikasi organisasi dalam lingkungan birokrasi. Saya belajar bahwa keberhasilan suatu lembaga tidak hanya ditentukan oleh keputusan besar yang dihasilkan, tetapi juga oleh kualitas koordinasi, dokumentasi, dan administrasi yang mendukung proses kerja sehari-hari. Melalui pengalaman tersebut, saya memahami bahwa mahasiswa juga memiliki peluang untuk memberikan kontribusi nyata di lingkungan pemerintahan, bahkan melalui hal-hal sederhana seperti penyusunan laporan dan digitalisasi data. “Inovasi kecil dalam birokrasi dapat membantu menciptakan sistem kerja yang lebih efektif, transparan, dan profesional” ujar saya. Melalui program magang ini, saya semakin memahami bahwa komunikasi politik bukan hanya tentang berbicara di ruang rapat, tetapi juga tentang bagaimana informasi, laporan, dan administrasi dikelola dengan baik agar kebijakan dapat berjalan secara akuntabel.