Agastya Reza Prayoga (2204301022y)¹, Reynold Al-Kautsar (22043010175)²
1 Program Studi Ilmu Komunikasi, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Email: 2[email protected]
2 Program Studi Ilmu Komunikasi, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Email: 22[email protected]
Abstract. Company image is important to maintain trust and loyalty to consumers. Companies with a good image will be easier to attract new customers and retain old customers. PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya is a company engaged in food distribution. This company has poor public relations in terms of effectiveness and performance where the main cause is the lack of personnel in this division. The research method used by researchers is to use a qualitative descriptive approach to collect data by interviewing Public Relations of PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya. The results and discussion found by researchers in this study are that the Public Relations of PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya experienced a workload that was too heavy due to lack of human resources in this division, resulting in an excess workload and becoming less effective in company performance. To experience this, PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya provides handling such as adding human resources and holding gatherings and training.
Keywords: public relations, overworked, audit, PT Masuya Distra Sentosa Surabaya
Abstrak. Citra perusahaan penting untuk menjaga kepercayaan dan loyalitas kepada konsumen. Perusahaan dengan image yang baik akan lebih mudah untuk menarik konsumen baru dan mempertahankan konsumen lama. PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi makanan. Perusahaan ini memiliki public relations yang kurang baik secara efektifitas maupun kinerja yang dimana penyebab utamanya adalah kekurangan personel dalam divisi ini. Metode penelitian yang digunakan oleh peneliti ialah menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif untuk mengambil data dengan cara wawancara kepada Humas PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya. Hasil dan pembahasan yang ditemukan peneliti dalam penelitian ini adalah bahwa Humas PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya mengalami beban kerja yang terlalu berat dikarenakan kurangnya sumber daya manusia dalam divisi ini sehingga mengakibatkan kelebihan beban kerja dan menjadi kurang efektif dalam kinerja perusahaan. Untuk mengalami hal ini, PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya memberikan penanganan seperti penambahan sumber daya manusia dan diadakannya gathering dan pelatihan.
Kata Kunci: hubungan masyarakat, beban kerja, audit, PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya
PENDAHULUAN
PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi frozen food, serta beroperasi di beberapa kota di Indonesia khususnya daerah Surabaya, Malang, Balikpapan, dan Makassar. Perusahaan ini mempunyai fokus utama dalam pemasaran produk makanan dan minuman Jepang di Indonesia. Berdasarkan Humas PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya ialah keterikatan antara perusahaan dengan mitra merupakan hal yang dibangun dan diaga kepercayaanya untuk bisa saling berkomunikasi antar dua pihak. Kegiatan marketing dan distribusi dari PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya meliputi Hotel, Restaurant, Japanese Food, Chinese Food, Indonesian Food, Café, Supermarket, Minimarket, dan Swalayan.
PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya memiliki public relations yang menangani internal maupun eksternal perusahaan tersebut. Pada perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, Humas PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya dirasa mengalami beberapa kendala dalam melaksanakan program kerja yang telah di rencanakan karena dalam divisi Humas pada PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya mengalami kekurangan personil dalam kepengurusan. Kendala dalam melaksanakan program kerja merupakan alasan peneliti melakukan kegiatan audit untuk bisa memastikan bahwa program kerja yang telah disusun oleh Humas PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan serta untuk mengidentifikasi tolak ukur efektifitas dan efisiensi program kerja yang telah dijalankan.
KAJIAN TEORITIS
Public Relations merupakan istilah lain dari Hubungan Masyarakat atau Humas, namun lebih popular dengan istilah Public Relations atau PR. Etnografi PR merupakan hasil pemikiran secara konseptual dan teorittis yang mengacu pada temuan penelitian tentang perilaku komunikasi sebagai PR Budaya (Hidayat et al., 2017). Public Relations memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk membangun, memelihara, memperbaiki hubungan antara perusahaan atau entitas dengan berbagai stakeholder seperti karyawan, pelanggan, investor, media, pemerintah, dan masyarakat umum.
Audit Public Relations berfungsi untuk memberikan kajian terhadap situasi serta pandangan public, baik eksternal maupun internal (Anatia Simamora et al., 2022). Fungsi dari adanya audit Public Relations ialah untuk mengevaluasi efektivitas program dan kegiatan PR, mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki, memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja Public Relations perusahaan di kemudian hari.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif, yang datanya diambil dari hasil wawancara secara langsung dengan narasumber dan memberi pertanyaan yang spesifik dan mendalam. Peneliti menggunakan jenis deskriptif kualitatif yang memiiki tujuan agar data- data yang terkumpul dapat menggambarkan situasi dan kondisi yang ada kaitannya dengan Humas PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya Surabaya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang distribusi serta beroperasi di beberapa kota di Indonesia, khususnya daerah Surabaya, Malang, Balikpapan, dan Makassar. Perusahaan ini punya fokus utama dalam pemasaran makanan dan minuman, serta khususnya PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya ialah distributor produk makanan dan minuman Jepang di Indonesia yang mulai dari makanan kering hingga frozen food. Perusahaan ini juga dikenal oleh masyarakat sebagai salah satu distributor terkemuka untuk produk makanan dan konsumen di Indonesia. Dalam sebuah perusahaan, Public Relations berperan penting untuk menjain komunikasi dengan public internal maupun eksternalnya (Yosephine & Diniati, 2021). Berdasarkan Humas internal yaitu Ibu Kwan Melga di PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya ialah keterikatan antara perusahaan dengan mitra merupakan hal yang dibangun dan dijaga kepercayaanya untuk bisa saling berkomunikasi baik antar dua pihak. Namun setelah kami melakukan wawancara langsung bersama Humas internal yaitu Ibu Kwan Melga kami mengetahui bahwa yang bekerja pada divisi Humas hanya Ibu Kwan Melga seorang, yang dimana mengelola perusahaan yang besar ini seharusnya memiliki beberapa humas untuk memanagement atau mengelola program kerja dan sebagai penyambung lidah antara pihak internal maupun eksternal. Menurut teori Four Step Of Public Relation dari Scott Cutlip dan Allen Center menerangkan bahwa strategi humas dapat diwujudkan secara professional ke dalam bentuk program kerja kehumasan (Lutfi, 2023). Adapun program kerja yang telah berhasil di laksanakan yaitu mengadakan pameran produk kolaborasi dengan sekitar 20 mitra Masuya dari luar negeri, Masuya pusat, hingga mitra-mitra dalam negeri dan itu ramai dikunjungi, itu adalah program kerja yang pernah di handle oleh PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya dalam 2 tahun terakhir tepatnya pada tahun 2022. Peran humas dalam perusahaan adalah sebagai penasihat ahli yang dimana menjalankan peranan sebagai penentu ahli dalam mendefinisikan masalah, membuat perencanaan program dan bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan program komunikasi (Ratnasari et al., 2018) . Humas perusahaan yang saat ini hanya terdiri dari 1 orang, tidak cukup mampu untuk melakukan dan memenuhi tugas program kerja yang tentunya berat. Ketika sebuah divisi tidak memiliki SDM yang memadai, maka hasil dari kinerja tidak akan didapatkan dengan maksimal. Dengan divisi Humas yang hanya di pegang oleh satu orang karena kekurangannya SDM Humas perusahaan maka terjadinya over work program kerja yang cukup banyak dan hanya di tangani oleh 1 orang maka waktu yang di butuhkan juga cukup panjang dan membutuhkan bantuan dari divisi lain sehingga divisi lain ikut terganggu karena harus memegang dua bahkan lebih pekerjaan tersebut, yang membuat divisi lain menjadi tidak fokus dalam menjalankan fungsinya karena terganggu oleh pekerjaan yang seharusnya tidak di tanganinya.
Aktivitas Humas
Humas beperan sebagai fasilitator dalam penyampaian informasi mengenai situasi atau keadaan suatu organisai yang di anggap penting dan harus di ketahui oleh publik. Setiap instansi baik itu bersekala besar, mengah ataupun kecil pasti tidak terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan timbal balik antara satu dengan yang lain dalam menghadapi sebuah permasalahan. Oleh karena itu setiap organisasi pasti membutuhkan kehumasan untuk bisa menjalankan aktivitas yang berhubungan langsung dengan pihak internal maupun eksternal untuk menjadi penyambung lidah dengan ruang publik. Di sinilah pentingnya praktisi hubungan masyarakat pada sebuah organisasi atau perusahaan. Demikian karena praktisi hubungan masyarakat professional pada dasarnya beroperasi sebagai ahli strategi bingkai, yang berusaha untuk menentukan bagaimana situasi, atribut, pilihan, tindakan, masalah, dan tanggung jawab harus diajukan untuk mencapai tujuan menguntungkan (Umam et al., 2022). Dalam permasalahan kurang maksimalnya kinerja yang disebabkan oleh kurangnya sumber daya manusia SDM dalam divisi kehumasan, menurut teori Resourcing, perushaan dapat meningkatkan keunggulan bersaing dengan mengembangkan sumberdaya sehingga mampu mengarahkan perusahaan, (Resourcing Based Theory). Teori ini mengemukakan bahwa untuk mencapai keberhasilan dalam bidang public relation, organisasi harus mengalokasikan sumber daya yang memadai, termasuk SDM, untuk mendukung kegiatan humas. Kurangnya SDM dalam divisi kehumasan bisa menjadi penhambat kemampuan divisi tersebut untuk menjalankan tugasnya dengan efektif. Penelitian yang dilakukan oleh kami dari pembahasan di atas, menyimpulkan bahwa departemen Humas pada PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya melihat keadaan Humas perusahaan yang masih kekurangan akan SDM yang mengakibatkan over work dan menjadi kurang baik dalam kinerja dalam perusahaan.Dengan adanya permasalahan di atas pihak Humas dari PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya melakukan beberapa penangan yang termasuk pada program kerjanya yang menggunakan strategi public relations yang dimana setiap rencana-rencanan yang telah ditentukan oleh praktisi public relations untuk mencapai tuuan yang telah ditentukan perusahaan (Riduwan & Claretta, 2022). Strateginya adalah sebagai berikut :
Penanganan Humas
1. Penambahan SDM
Untuk mengatasi adanya permasalahan kurangnya SDM pada divisi kehumasan, Bu Kwan Melga sebagai HRGA PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya mengatakan bahwa akan meng-hiring beberapa karyawan khususnya untuk bergabung dalam kehumasan PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya dan akan dipecah menjadi beberapa bagian / divisi dan hiring tersebut akan mulai dilakukan pada awal tahun 2024 nanti. Beliau juga mengatakan bahwa hal tersebut dilakukan guna mengatasi “overwork” yang terjadi di dalam internal PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya, dengan harapan dapat membuat program-program kerja kehumasan menjadi lebih maksimal dikarenakan semua program kerja yang diadakan oleh bagian Kehumasan selama ini hanya dikerjakan oleh 1 orang saja dan beberapa orang dari divisi lain, sehingga hal tersebut membuat adanya ketimpangan kerja / double job yang diterima oleh beberapa divisi lain dan berdampak pada menurunnya kinerja karyawan yang tidak maksimal pada divisinya masing-masing.
2. Gathering & pelatihan
Mengatasi kurangnya program kerja dengan pihak eksternal, divisi Kehumasan PT Masuya Distra Sentosa Surabaya membuat sebuah program kerja Gathering dan Pelatihan Karyawan yang awalnya dalam skala internal perusahaan saja, hal tersebut memberikan output bagi seluruh internal PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya baik dari karyawan hingga atasan agar kinerja dan loyalitasnya kepada kantor tetap terjaga. Program Kerja ini juga rutin dilakukan selama 1 tahun sekali sebagai rangkaian / acara penutup dari setiap tahunnya. Tetapi kehumasan Masuya Surabaya kali ini melalukan sedikit inovasi untuk program kerja Gathering & Pelatihan kali ini, Bidang Kehumasan PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya ini melakukan inovasi yaitu bekerja sama dengan PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Jakarta, Malang, Balikpapa, dan Makassar untuk melaksanakan Gathering & Pelatihan Akbar yang diikuti seluruh cabang PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya guna selain sebagai peningkatan kinerja & loyalitas, juga mempererat adanya bonding dan membuka jalan untuk adanya program-program kerja gabungan di kedepannya.
KESIMPULAN DAN SARAN
PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi serta beroperasi di beberapa kota di Indonesia, khususnya daerah Surabaya, Malang, Balikpapan, dan Makassar. Perusahaan ini punya fokus utama dalam pemasaran makanan dan minuman, distributor produk makanan dan minuman Jepang di Indonesia yang mulai dari makanan kering hingga frozen food. Kehumasan dari PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya ini sudah menjalankan beberapa program-program kerja unggulan baik secara internal yaitu bonding karyawan, pelatihan, seminar, dan lain lain ataupun dari eksternal yaitu pameran display product yang berhasil kolaborasi dengan 20 mitra luar negeri Masuya Distra Sentosa, Mitra dalam negeri, dan seluruh cabang Masuya Distra Sentosa Indonesia. Tetapi dibalik suksesnya kehumasan PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya, seseorang yang berdiri sendiri dibelakang bidang Kehumasan di PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya Surabaya ini ialah Bu Kwan Melga. Hal tersebut membuat adanya dampak negatif yang diterima dan dirasakan oleh bidang kehumasan itu sendiri karena beratnya atau adanya ketimpangan kerja untuk menjalankan program-program kerja baik secara internal maupun eksternal dan hanya dilakukan seorang diri ataupun mendapat bantuan dari divisi lain yang berdampak pada kinerja karyawan lain / double job.
Saran atau solusi yang dapat dilakukan atau dipertahankan oleh bagian kehumasan PT. Masuya Distra Sentosa Surabaya seperti pertahankan komunikasi terbuka dengan seluruh
elemen internal guna memelihara komunikasi terbuka dan jujur dan menunjukkan adanya transparansi yang jelas karena hal tersebut kunci untuk mempertahankan kepercayaan seluruh pihak internal perusahaan, adanya inovasi dalam strategi humas yaitu eksplorasi berbagai platform media sosial, konferensi pers, dan kampanye kreatif untuk mencapai beragam audiens sehingga dapat menarik ketertarikan masyarakat dengan adanya program-program kerja yang akan dirancang oleh kehumasan dan akan berdampak bagi tingkat penjualan dan kepuasan konsumen.
REFERENSI
Anatia Simamora, Rosalinda Manullang, Pedro Renardo Naibaho, & Dyva Claretta. (2022). Audit Kegiatan Humas Pada PT. Adiprima Suraprinta. Sinar Dunia: Jurnal Riset Sosial Humaniora Dan Ilmu Pendidikan, 1(4). https://doi.org/10.58192/sidu.v1i4.283
Hidayat, D., Kuswarno, E., Zubair, F., & Hafiar, H. (2017). THE IPPAR Model sebagai Komponen Etnografi PR pada Kajian Public Relations Berbasis Budaya. Jurnal Ilmu Komunikasi, 15(1). https://doi.org/10.31315/jik.v15i1.2155
Ratnasari, E., Rahmat, A., & Prastowo, F. A. A. (2018). Peran Humas Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum dalam Implementasi Kebijakan Keterbukaan Informasi. PRofesi Humas : Jurnal Ilmiah Ilmu Hubungan Masyarakat, 3(1). https://doi.org/10.24198/prh.v3i1.14034
Riduwan, V. P., & Claretta, D. (2022). Strategi Humas SSC Kacapiring Surabaya Dalam Era Digitalisasi Pada Pandemi Covid-19. JKOMDIS : Jurnal Ilmu Komunikasi Dan Media Sosial, 2(2). https://doi.org/10.47233/jkomdis.v2i3.344
Umam, H., Wibisono, M. Y., Kahmad, D., & Muhtadi, A. S. (2022). Strategi rebranding hubungan masyarakat LAZISNU pada upaya pengentasan kemiskinan di Jawa Barat. PRofesi Humas Jurnal Ilmiah Ilmu Hubungan Masyarakat, 6(2). https://doi.org/10.24198/prh.v6i2.35288
Yosephine, M., & Diniati, A. (2021). Strategi public relations Sinar Mas Land dalam membangun brand image perusahaan. PRofesi Humas Jurnal Ilmiah Ilmu Hubungan Masyarakat, 5(2). https://doi.org/10.24198/prh.v5i2.26220
Lutfi, A. A. (2023). ANALISIS STRATEGI HUMAS BPKH DALAM USAHA MENJAGA KEPERCAYAAN MASYARAKAT INDONESIA. ANALISIS STRATEGI HUMAS BPKH DALAM USAHA MENJAGA KEPERCAYAAN MASYARAKAT INDONESIA, 26.
Jurnal yang di tuju:
tujuan upload jurnal: https://repository.upnjatim.ac.id